Detta gäller vid leverans av handlingar

Vem ansvarar för leveransen?
Myndighetens önskemål om att få leverera arkivhandlingar/uppgifter ska gå via en arkivansvarig. Det är den person som myndigheten formellt har utsett till arkivansvarig och som samordnar och ansvarar för formella framställningar till kommunarkivet om leveranser av arkiv.
I samråd med arkivansvarig förbereder och ansvarar sedan myndighetens arkivredogörare för det praktiska vid leveransen.

Krav på pappershandlingarnas skick
En förutsättning för att kommunarkivet ska ta emot arkivhandlingar är att de är ordnade och sökbara. Handlingarna får heller inte vara angripna av mögel eller skadedjur. Om så behövs kan kommunarkivet komma på besök för att på plats inventera handlingarnas skick, ordning och vad som eventuellt bör göras innan handlingarna är i levererbart skick.

Vid leveranstillfället skall arkivmaterialet vara nerpackat i flyttkartonger och åtföljas av ett undertecknat leveransreversal i två exemplar där det framgår vilka arkivboxar som finns i respektive flyttkartong. Det som står i reversalen och i den bifogade bilagan ska överensstämma med det fysiska innehållet i det som levereras.

Efter kontroll kvitterar och återsänder kommunarkivet ett exemplar av den undertecknade leveransreversalen. Detta utgör myndighetens kvitto på att handlingarna mottagits och leveransen är avslutad, det vill säga först då är arkivet formellt överlämnat till kommunarkivet. Kommunarkivet ansvarar därefter för fortsatt tillhandahållande, förvaring och vård av de levererade arkivhandlingarna.

Vad gäller efter det att myndigheten levererat sitt arkiv till kommunarkivet?
När kommunarkivet har tagit över arkiv eller del av arkiv från en myndighet, övergår hela ansvaret till arkivmyndigheten. Handlingar som omfattas av sekretess har samma skydd hos kommunarkivet som hos den överlämnande myndigheten. Utlämnande av övertaget material sker som kopia eller lån, efter nödvändig sekretessprövning.

Förutsättning för leverans till kommunarkivet
Leveranser får endast ske efter en överenskommelse mellan kommunarkivet och den myndighet som vill leverera. En förvaltning eller ett bolag som vill överlämna arkivhandlingar ska, för att spara arbete och kostnader, i god tid kontakta kommunarkivet för att diskutera vad som ska levereras och om praktiska detaljer kring leveransen.

Kommunarkivet tar i första hand emot handlingar som:

• Ska bevaras för all framtid, det vill säga handlingarna är inte gallringsbara enligt gällande lagar, dokumenthanteringsplaner eller övriga gallringsbeslut.
• Inte behövs för att myndigheten ska kunna bedriva sin verksamhet.
• Sällan efterfrågas av andra myndigheter eller enskilda.

Fyll i en Reversal
Skriv vilket arkiv handlingarna kommer ifrån till exempel:

• Namn på Myndighet/förvaltning
• Namn på arkivansvarig med adress och telefonnummer
• Vilka handlingar det rör sig om och antal volymer med tid