Offentlighet & sekretess

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Men det kan också handla om e-post, video- eller bandupptagningar till exempel. En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där.

Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.

Även din egen korrespondens (brev, fax, e-post, med mera) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev registreras hos kommunen.

Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten. En särskild lag, sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet, blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Kommunen (och alla andra offentliga förvaltningar) måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registrator som ordnar handlingarna i ett diarium, som normalt sett också är en allmän offentlig handling.

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de oftast lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om du beställer materialet per telefon eller brev, får det ta maximalt två dagar.

Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kommunfullmäktige i varje kommun bestämmer om det kostar att få kopia på handlingar.
Du kan läsa mer om vad det kostar för kopior av allmänna handlingar här.

Kommunen väljer att i första hand ge dig en allmän handling digitalt. Men kommunen har ingen skyldighet att lämna ut handlingar via e-post. Avgiften för allmänna handlingar även gäller digitala kopior.

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta.

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos Förvaltningsrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.

Dataskyddsförordningen, GDPR, har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks i samband med behandlingen av personuppgifter. Alla kommunala nämnder har ett ansvar för att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt.
Du kan läsa mer om hur Klippans kommun hanterar dina personuppgifter och de rättigheter du som invånare har när det kommer till dessa på sidan: Behandling av personuppgifter.